🎯 Objetivo do Artigo

Este artigo tem como objetivo orientar o usuário na utilização da ferramenta de higienização por planilha do CobCloud, permitindo a atualização em massa de informações cadastrais de devedores, como telefones, e-mails, endereços e demais dados disponíveis no sistema. Ao longo deste guia, serão apresentadas as etapas necessárias para preparação da planilha, importação dos dados, configuração do processo e validação das informações, garantindo uma atualização segura, padronizada e eficiente da base de cobrança.

Higienização de Devedores via Planilha

A ferramenta de Higienização de Devedores permite realizar a atualização e complementação de informações cadastrais em lote através da importação de planilhas.

Com ela, é possível incluir ou atualizar dados como telefones, e-mails, endereços, CEPs, cidades e demais informações disponíveis no cadastro do devedor, tornando o processo de enriquecimento da base mais ágil e eficiente.

Para garantir a correta identificação dos registros e a atualização das informações desejadas, o processo é realizado através de layouts de higienização, responsáveis por relacionar as colunas da planilha aos campos correspondentes no sistema.

Neste artigo, apresentaremos o passo a passo para configuração do layout, importação da planilha e processamento da higienização.

Preparando a planilha de higienização

Antes de iniciar o processo, é necessário criar uma planilha contendo as informações que serão utilizadas para atualização dos cadastros.

A planilha pode conter campos como:

• CPF/CNPJ

• Nome

• Telefone

• E-mail

• Endereço

• Cidade

• CEP

• Bairro

• Estado

• Demais informações cadastrais disponíveis no sistema

A planilha deve possuir um cabeçalho na primeira linha, contendo a identificação de cada coluna. As informações dos devedores devem ser informadas a partir da segunda linha, mantendo cada dado em sua respectiva coluna (por exemplo: Coluna A - CPF/CNPJ, Coluna B - Nome, Coluna C - Telefone, e assim sucessivamente).

Importante: Caso exista mais de um telefone para o mesmo devedor informados na mesma célula, separe os números com ponto e vírgula (;). A mesma regra vale para os e-mails

A correta organização das colunas é fundamental para que o sistema consiga identificar e importar as informações corretamente durante o processo de higienização.

Cadastrando um Layout de Higienização

Após preparar a planilha, será necessário criar um Layout de Higienização.

O layout é responsável por informar ao sistema qual coluna da planilha corresponde a cada campo cadastrado no CobCloud.

1. Para realizar o cadastro, clique em APPS > Configurações > Layouts > Higienização.

2. Clique em Cadastrar.

3. Informe o nome do modelo para identificação do layout.

4. Defina o 'Tipo do arquivo', informando o formato do arquivo que será utilizado na higienização. O sistema permite a importação de arquivos nos formatos Excel (.XLS), texto com espaçamento fixo, texto com delimitador ou CNAB.

   (Caso deseje importar um arquivo de texto com espaçamento fixo, texto com delimitador ou CNAB, acione nosso suporte para auxílio. Será necessário fornecer o manual do tipo de arquivo desejado para o suporte)

5. Defina a 'Chave Primária' que será utilizada para identificar os devedores no sistema. Durante a higienização, o CRM utilizará essa informação para verificar se o devedor já possui cadastro na base de dados. A identificação pode ser realizada por meio do CPF/CNPJ ou do Código Externo, de acordo com a informação disponível no arquivo importado.

6. No campo ‘Tipo de Higienização’, mantenha a opção ‘Devedor’ selecionada.

7. Se o 'Tipo do arquivo' selecionado for Excel(.XLS) faça o mapeamento das colunas em seus respectivos campos no layout. Basta apontar em qual coluna cada informação consta.

Exemplo:

Se no seu arquivo as informações estão assim, o layout ficará assim:

O processo de configuração segue a mesma lógica utilizada nos layouts de importação de dados disponíveis no sistema.

Após concluir o mapeamento, clique em Salvar.

Acessando a tela de Higienização de Devedores

Com o layout cadastrado, acesse a tela responsável pelo processamento da higienização clicando em BackOffice > Higienização > Higienizar devedores.

Nesta tela serão definidas as configurações da higienização por planilha:

• A opção ‘esconder colunas não utilizadas’, omite da tabela de registros todos os campos não mapeados no layout. (1)

• Defina se irá realizar a higienização por credor ou grupo, escolha o credor ou grupo, e o layout de higienização cadastrado previamente na etapa anterior. Após isso, clique em ‘carregar arquivo’ e escolha o arquivo que deseja carregar. (3)

• Marque a opção 'Atualizar' caso deseje sobrescrever as informações já cadastradas do devedor. Importante: ao selecionar esta opção, se um campo estiver mapeado no layout, mas não possuir valor no arquivo importado, o sistema removerá a informação existente, deixando o campo em branco. Caso o campo não esteja mapeado no layout, nenhuma alteração será realizada. (4)

• A opção ‘Limpar’ remove os dados trazidos ao carregar um arquivo. Essa opção é usada quando um arquivo apresenta erro ao carregar e precisa de correção. (5)

• Caso necessário, utilize a opção ‘atualizar status do processo’ marcando a checkbox e escolhendo pra qual status deseja alterar os processos higienizados.

Importando a planilha

Após concluir as configurações:

1. Clique em ‘carregar arquivo’ para selecionar a planilha que deseja importar.

2. Após carregar, confira se as informações foram atribuídas aos campos corretos.

3. Após conferir as informações, clique em Higienizar. O comportamento da higienização varia de acordo com as configurações selecionadas.

   Por exemplo, caso a opção ‘Atualizar’ não esteja marcada, o sistema irá apenas cadastrar novas informações de endereço, e-mail e telefone em seus respectivos campos, mantendo inalterados os dados já existentes na página principal de cadastro do devedor.

O sistema realizará a leitura do arquivo e aplicará as atualizações conforme as configurações definidas durante o processo.

Validando o resultado da higienização

Após a conclusão do processamento, recomenda-se realizar a validação de alguns registros para confirmar que as informações foram atualizadas corretamente.

Caso necessário, novas higienizações poderão ser executadas utilizando o mesmo layout ou layouts específicos para diferentes tipos de atualização cadastral.

Recomendações

Para garantir a integridade das informações durante o processo de higienização, recomendamos:

• Validar a estrutura da planilha antes da importação.

• Conferir o mapeamento dos campos no Layout de Higienização.

• Utilizar a opção ATUALIZAR apenas quando houver necessidade de substituir informações já existentes.

• Manter a opção ATUALIZAR desmarcada quando o objetivo for apenas complementar os dados dos devedores.

• Realizar testes com uma pequena amostragem antes de processar toda a base.

Em caso de dúvidas durante o processo, entre em contato com nossa equipe de suporte técnico.