O cadastro de devedores é o ponto inicial do fluxo de cobrança dentro do CRM. Nesta etapa, você aprenderá como cadastrar, editar e gerenciar devedores, entendendo as informações essenciais, abas adicionais e o fluxo de trabalho que conecta o cadastro do devedor ao lançamento dos títulos.

1. Métodos de Cadastro

Existem duas formas de cadastrar devedores no sistema:

• Importação de Arquivos
  Método indicado para cadastro em lote ou inclusão de grandes carteiras.

• Cadastro Manual
  Fundamental para manutenções pontuais, ajustes no cadastro, baixas e alterações em títulos já registrados.

Mesmo utilizando importações regularmente, o cadastro manual permanece indispensável para a gestão diária.

1.1 Tela de Lista e Pesquisa

Para acessar a tela de cadastro de devedores, acesse o módulo ‘Cadastros’ > Devedores. A lista de devedores funciona como o painel principal de gestão. Nela é possível:

• Pesquisar e visualizar devedores: Utilize os filtros disponíveis para localizar os devedores conforme a informação desejada e clique em Pesquisar (1).

• Cadastrar um novo devedor manualmente: Clique no botão Cadastrar (2) para incluir um novo devedor.

• Editar um devedor: Após localizar o devedor desejado, clique no botão Editar (ícone de lápis azul) (3).

• Excluir um devedor: Após realizar a pesquisa, clique no botão Excluir (ícone de lixeira) (4).

  Atenção: devedores que possuem acordo ativo não devem ser excluídos, pois isso pode gerar inconsistências no sistema.

• Acessar a tela de acionamento: Clique sobre o número do processo exibido na listagem para acessar a tela de acionamento do devedor (5).

Essa tela centraliza ações rápidas e informações essenciais para navegação.

2. Cadastro e Edição Manual de Devedores

Ao clicar em cadastrar ou editar um devedor, o sistema exibe a tela de cadastro de devedores. esta tela possui 7 abas, sendo elas:

2.1 Dados Cadastrais

Nesta aba, cadastre as informações básicas do devedor. Os campos obrigatórios são: Carteira/Credor, Nome / Razão Social e CPF/CNPJ.

Os demais campos são opcionais, porém recomendamos que o cadastro seja feito da forma mais completa possível.

O campo CEP possui função de pesquisa. Ao informar o CEP do devedor e clicar no ícone da lupa, o sistema realiza a busca automática e oferece a opção de completar o endereço.

Segmento de Devedor : O Segmento Econômico do devedor pode ser utilizado para segmentação e organização dos registros. Essa informação permite realizar filtros no Controldesk e é útil para distribuição de processos, criação de filas de acionamento, campanhas de SMS, e-mail, faturas e geração de relatórios.

Para cadastrar segmentos de devedor, acesse o menu lateral Cadastros > Tabelas de Cadastro > Segmentos de Devedor e clique em Cadastrar.

Geração do Número do Processo : Após preencher os dados desta aba, clique em Gravar e continuar. Ao realizar essa ação, o sistema cria automaticamente um número de processo.

Esse número é gerado a partir da combinação entre o código do credor e o código do devedor, seguindo o padrão 000/00000 (código do credor / código do devedor).

O número do processo é gerado automaticamente pelo sistema e não pode ser alterado.

2.2 Telefones

Nesta aba, você pode cadastrar manualmente os telefones do devedor:

• Clique no botão Cadastrar para adicionar um novo número de telefone à ficha do devedor. Ao realizar essa ação, será aberta uma janela com os seguintes campos obrigatórios: Número do telefone (com DDD), Tipo (móvel ou fixo) e Contato.

O sistema exibe nessa tela uma tabela com algumas informações e ações que podem ser realizadas:

• Hot number: O hot number é usado para ranquear os números de telefone. Desta forma, o sistema sempre irá exibir na lista de telefones do processo o número com maior hot number, ou seja, a maior pontuação. O hot number também pode ser utilizado como critério de corte em campanhas de SMS ou mailling de discador.

• Cadastro: É a data na qual este telefone foi inserido na base de dados do processo.

• Fone: É o número do telefone do devedor com DDD.

• Tipo: Nesse campo é definido se o telefone é móvel ou fixo.

• Contato: Caso preenchido, esse campo mostra o nome da pessoa responsável por esse número.

• Qualificação: Esse campo é utilizado para qualificar números quando não existe integração com discador/PABX. É possível criar qualificações clicando em Cadastro > Tabelas - discador > Qualificação de telefones.

• Status: Define a situação do número de telefone. Telefones com status ativo podem ser incluídos em campanhas de SMS ou mailling. Telefones com status inativo não podem ser utilizados em nenhuma campanha ou mailling.

• Origem: Define a forma como o número de telefone foi cadastrado no sistema.

  • HIG: Telefones cadastrados por meio de processos de higienização, seja via provedor ou por importação de planilha.

  • CAD: Telefones cadastrados manualmente, por meio do botão Cadastrar.

  • IMP: Telefones cadastrados durante a importação de devedores.

• Ações: Existem cinco ações que podem ser realizadas na lista de telefones.

  • Hot number +1: Acrescenta um ponto ao hot number do telefone. Essa função é utilizada quando não há integração com nenhum discador.

  • Hot number -1: Remove um ponto ao hot number do telefone. Essa função é utilizada quando não há integração com nenhum discador.

• Ativar/Inativar: Essa ação altera o status do telefone, tornando-o inativo quando estiver ativo e ativo quando estiver inativo.

• Editar: Essa ação possibilita a edição do número de telefone, tipo e contato.

• Excluir*: Essa ação remove o cadastro do telefone do banco de dados.

  *Usuários com perfil de negociador não possuem permissão para excluir telefones. Por esse motivo, o ícone de exclusão não é exibido para esses usuários.

• Telefones adicionais: Ao clicar em telefones adicionais, o sistema apresenta todos os telefones vinculados ao CPF/CNPJ deste devedor. Esta ferramenta é útil em casos onde o devedor possui débitos em diferentes processos, pois permite que as informações de contato apareçam na mesma tela.

2.3 E-mails

Nesta aba, você pode cadastrar manualmente e-mails adicionais do devedor:

• Clique no botão Cadastrar para adicionar um novo endereço de e-mail à ficha do devedor. Ao realizar essa ação, será aberta uma janela, nela, basta adicionar o novo endereço de e-mail e clicar em Gravar.

O sistema exibe nessa tela uma tabela com algumas informações e ações que podem ser realizadas:

• Cadastro: É a data na qual este e-mail foi inserido na base de dados do processo.

• E-mail: É o endereço de e-mail do devedor.

• Status: Define a situação do e-mail. E-mails com status ativo podem ser incluídos em campanhas de E-mails/Faturas. E-mails com status inativo não podem ser utilizados em nenhuma campanha.

• Origem: Define a forma como o e-mail foi cadastrado no sistema.

  • HIG: E-mails cadastrados por meio de processos de higienização, seja via provedor ou importação de planilha.

  • CAD: E-mails cadastrados manualmente, por meio do botão Cadastrar.

  • IMP: E-mails cadastrados durante a importação de devedores.

• Ações: Existem três ações que podem ser realizadas na lista de e-mails.

  • Ativar/Inativar: Essa ação altera o status do e-mail, tornando-o inativo quando estiver ativo e ativo quando estiver inativo.

  • Editar: Essa ação possibilita a edição do endereço de e-mail.

  • Excluir*: Essa ação remove o cadastro do e-mail do banco de dados.

• E-mails adicionais: Ao clicar em e-mails adicionais, o sistema apresenta todos os e-mails vinculados ao CPF/CNPJ deste devedor. Esta ferramenta é útil em casos onde o devedor possui débitos em diferentes processos, pois permite que as informações de contato apareçam na mesma tela.

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  2.4 Endereços adicionais

  Nesta aba, você pode cadastrar manualmente os endereços adicionais do devedor:

  • Clique no botão Cadastrar para adicionar um novo endereço de e-mail à ficha do devedor. Ao realizar essa ação, será aberta uma janela, nela, basta adicionar o novo endereço de e-mail e clicar em Gravar.

O sistema exibe nessa tela uma tabela com algumas informações e ações que podem ser realizadas:

• Tornar principal: Este botão (ícone verde em formato de casa) registra este endereço como principal, sobrescrevendo o endereço salvo na aba Dados Cadastrais. Ao fazer isso, o sistema substituirá o atual e gravará uma ocorrência de alteração.

  

• Cadastro: É a data na qual o endereço adicional foi inserido na base de dados do processo.

• Endereço: As informações de endereço ficam separadas por colunas.

• Status: Define a situação do endereço.

• Origem: Define a forma como o endereço adicional foi cadastrado no sistema.

  • HIG: Endereços cadastrados por meio de processos de higienização, seja via provedor ou importação de planilha.

  • CAD: Endereços cadastrados manualmente, por meio do botão Cadastrar.

  • IMP: Endereços cadastrados durante a importação de devedores.

• Ações: Existem três ações que podem ser realizadas na lista de endereços.

  • Editar: Essa ação possibilita a edição do endereço.

  • Excluir*: Essa ação remove o cadastro do endereço do banco de dados.

  • Ativar/Inativar: Essa ação altera o status do endereço, tornando-o inativo quando estiver ativo e ativo quando estiver inativo.

• Endereços adicionais: Ao clicar em endereços adicionais, o sistema apresenta todos os endereços vinculados ao CPF/CNPJ deste devedor. Esta ferramenta é útil em casos onde o devedor possui débitos em diferentes processos, pois permite que as informações de contato apareçam na mesma tela.

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  2.5 Avalistas, Sócios e Fiadores

  Nesta aba, você pode cadastrar manualmente os Avalistas, sócios ou Fiadores do devedor:

  • Clique no botão Cadastrar para adicionar um novo registro à ficha do devedor. Ao realizar essa ação, será aberta uma janela, nela, basta preencher as informações solicitadas e clicar em Gravar.

O sistema exibe nessa tela uma tabela com algumas informações e ações que podem ser realizadas:

• Cadastro: É a data na qual o avalista adicional foi inserido na base de dados do processo.

• Dados de cadastro: As informações principais do avalista ficam separadas por colunas.

• Ações: Existem três ações que podem ser realizadas na lista de avalistas.

  • Editar: Essa ação possibilita a edição do cadastro do avalista.

  • Excluir*: Essa ação remove o cadastro do avalista do banco de dados.

  • Higienizar: O botão higienizar permite pesquisar novas informações de contato referente ao devedor. é necessário possuir uma integração com alguma plataforma no CRM. ao higienizar, o sistema cadastra as novas informações no cadastro do devedor, apontando que o número é do avalista.

2.6 Outros Dados

Nesta aba, é possível preencher os campos adicionais do devedor e consultar as datas de cadastro e da última alteração, além de identificar o usuário responsável por essas ações.

• Quando um ou mais campos adicionais são criados no cadastro do credor, os campos irão aparecer nesta aba, para adicioná-los, basta inserir a informação. Ao gravar, ela ficará salva.

  

3. Cadastro e Edição Manual de Títulos

Título é a nomenclatura atribuída aos débitos de um devedor. Após o cadastro do devedor, o botão Cadastrar novos títulos será exibido no canto superior direito da tela. Clique nesse botão para adicionar títulos ao processo desse devedor.

3.1 Parametrizando e cadastrando títulos

Na tela de cadastro é possível parametrizar o cadastro de um ou mais títulos preenchendo as informações de título:

Campos do cadastro de títulos

• Qtde de Títulos : Define a quantidade de títulos que serão gerados a partir desse cadastro.
  Exemplo: ao informar “3”, o sistema criará três parcelas/títulos automaticamente, respeitando o intervalo configurado.(1)

• Espécie: Na prática, a Espécie do título pode indicar a origem da constituição da dívida, pois informa qual instrumento financeiro foi utilizado para formalizar o débito. Exemplos:

  • Duplicata: originada de uma venda mercantil ou prestação de serviço.

  • Nota promissória: representa uma promessa direta de pagamento.

  • Fatura: utilizada em cobranças recorrentes ou processos de faturamento periódico.

  • Boleto: meio de cobrança associado a um contrato ou obrigação financeira.

  Nesse contexto, a espécie do título auxilia na contextualização da origem da dívida, contribuindo para o controle financeiro, geração de relatórios e processos de integração bancária.

  é possível cadastrar novas espécies no menu tabelas - cadastro, do módulo cadastral.

• Número do Título: Corresponde ao número do documento financeiro associado ao débito, conforme definido pelo credor. Esse número é utilizado como referência para identificação do título ao longo do processo de cobrança, conciliação e comunicação com o devedor.

• Valor do Título: Valor financeiro de cada título gerado. Caso haja mais de um título, esse valor será aplicado individualmente a cada parcela.

• 1º Vencimento: Data de vencimento do primeiro título. A partir dessa data, o sistema calcula automaticamente os próximos vencimentos conforme o intervalo definido.

• Intervalo: Define a periodicidade entre os títulos. Exemplo: Mensal (dia fixo) gera os vencimentos sempre no mesmo dia de cada mês, facilitando o controle financeiro. Verifique sempre os dados informados pelo seu credor, normalmente ele segue um padrão.

• Preencher Nº da Parcela: Quando marcado, o sistema numera automaticamente os títulos como parcela 1, 2, 3, etc.
  Essa opção ajuda na organização e identificação das parcelas em cobranças e relatórios.

• Campos adicionais: Campo utilizado para vincular o título a um campo adicional criado no cadastro do credor.

Após preencher todos os parâmetros, clique no botão ‘Lançar’. Em seguida, o sistema irá gerar uma tabela de pré-visualização dos títulos. Nessa etapa, você poderá revisar as informações e corrigir eventuais inconsistências, como datas de vencimento, por exemplo.

Quando a auditoria estiver concluída, clique em ‘gravar títulos’. Ao fazer isso, os títulos serão criados no banco de dados com o status ‘Aberto’. Nesta etapa, o processo já estará pronto para ser cobrado.

3.2 Editando títulos cadastrados

Para editar um título que já está cadastrado, acesse a tela de edição de devedores e clique em ‘Títulos > em cobrança’. O sistema exibirá uma tela com todos os títulos que estão em cobrança.

Ao abrir a tela de títulos em cobrança, é possível conferir os títulos cadastrados, editar, excluir e baixar os títulos que estão com o status aberto ou parcial.

Na coluna ações da lista dos títulos em cobrança, é possível:

• Editar: Clique no ícone do lápis (✏️) para editar o título desejado, na tela que se abre, basta inserir ou alterar as informações e clicar em 'Gravar'.(1)

  

• Excluir: Para excluir um título do CRM, clique no ícone da lixeira (🗑). É importante saber que a exclusão só irá funcionar se o título não estiver em nenhum acordo ativo.(2)

• Baixar: Ao clicar no botão Baixar (🚫), o status do título é alterado para Baixado, ou seja, o título é removido da cobrança. É importante destacar que essa ação não gera movimentação financeira; ela apenas altera o status do título de “Aberto” para “Baixado”.

É possível excluir ou baixar mais de um título por vez. Para isso, marque os títulos desejados. Ao selecionar mais de um título, os botões Excluir Títulos e Baixar Títulos ficarão disponíveis.

Conclusão

Em resumo, o cadastro manual de devedores e títulos é uma etapa essencial e estratégica no fluxo de cobrança dentro do CobCloud. Após a etapa de cadastro dos devedores, eles já estão prontos para serem cobrados, permitindo que sua operação tenha controle completo desde a inclusão de informações básicas até a parametrização detalhada de cada débito.

Essa funcionalidade não só garante maior precisão e organização dos dados (facilitando ações posteriores como acordos, acionamentos e campanhas), como também oferece flexibilidade para ajustes pontuais que não seriam possíveis apenas com importações em massa. Ao dominar esse processo, você fortalece a base da sua gestão de cobrança, assegurando que sua carteira esteja atualizada e preparada para gerar resultados mais eficientes.

✅ Checklist Rápido – Cadastro Manual de Devedores e Títulos

☐ Acessou o menu Cadastros > Devedores para iniciar o cadastro
☐ Utilizou corretamente os filtros de pesquisa para localizar devedores existentes (se aplicável)
☐ Cadastrou ou editou o devedor com Dados Cadastrais completos (Carteira/Credor, Nome/Razão Social, CPF/CNPJ)
☐ Informou endereços, telefones e e-mails adicionais conforme necessário
☐ Definiu corretamente status e origens de contatos como telefones e e-mails
☐ Inseriu Avalistas, Sócios ou Fiadores quando aplicável
☐ Preencheu campos adicionais (se criados no cadastro do credor)
☐ Cadastrou os títulos do devedor com todas as informações (valor, vencimento, espécie, intervalo etc.)
☐ Revisou a pré-visualização dos títulos antes de gravar
☐ Validou que todos os títulos foram gravados com status “Aberto”
☐ Confirmou que o processo está pronto para iniciar cobrança e acionamentos

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