🎯 Objetivo do Artigo

Este artigo tem como objetivo orientar o usuário no cadastro e configuração de carteiras/credores no sistema CobCloud, explicando cada etapa necessária para que a carteira esteja corretamente preparada para receber títulos, realizar negociações, aplicar regras de cobrança e gerar prestações de contas e repasses financeiros.

Ao final da leitura, o usuário estará apto a:

• Cadastrar um credor corretamente no sistema

• Configurar parâmetros operacionais e financeiros

• Definir regras de cobrança e negociação

• Ativar o portal do credor e liberar relatórios personalizados

• Validar se a carteira está pronta para iniciar a operação de cobrança

Início do Cadastro

O cadastro do credor é iniciado no menu Cadastros, selecionando a opção Carteiras / Credores.

Tela de Pesquisa e Gestão:

Use os filtros de pesquisa(1) para encontrar credores já cadastrados em seu CRM. Na tabela de resultados(2), você tem diversas funcionalidades para gerenciar seus credores:

• Clique em Cadastrar(3) para iniciar o cadastro de um novo credor. (tela de cadastro explicada )

• Clique em Editar(4) para alterar um credor já cadastrado.

• Clique em Excluir(5) para remover um credor do CRM, lembrando que o credor não pode ter processos vinculados a ele para ser excluído.

• Clique em Digitalizações(6) para Salvar arquivos específicos do credor, como o contrato da prestação de serviço, por exemplo.

• Clique em Duplicar(7) para criar um cadastro idêntico deste credor. Use essa opção quando o credor tiver mais de uma filial e cada filial possuir uma base de devedores distinta. Cadastre a primeira filial e, se as regras de cobrança forem as mesmas, duplique o cadastro quantas vezes for necessário, alterando apenas a aba Dados Cadastrais.

Cadastrando um novo Credor

Ao clicar em cadastrar, a tela de cadastro do credor abrirá. Na tela de cadastro do credor, existem cinco abas para a inserção e parametrização dos dados.

1. Dados Cadastrais

Nesta aba, você insere as informações cadastrais do credor;

• Dados principais: Razão Social, nome fantasia, CNPJ, e-mail, telefone e endereço.

• Segmentos e categorias de credor: É possível utilizar o Segmento Econômico e a Categoria para segmentar os credores. Essas informações permitem realizar filtros de pesquisa no Controldesk e são úteis para distribuir processos, criar filas de acionamento, além de estruturar campanhas de SMS, e-mail, faturas ou até gerar relatórios. Para criar Segmentos econômicos e categorias de credor, acesse o menu lateral esquerdo, e clique na aba tabelas cadastro, selecione a opção segmentos de credores ou categorias de credores e em seguida clique em cadastrar.

2. Outros Dados

Esta aba é dedicada a definições operacionais e financeiras:

• Consultores Responsáveis: Defina até dois consultores responsáveis pela carteira do credor. o campo Consultor 01 também é usado para determinar quem recebe a comissão pela recuperação da dívida deste credor. (1)

• Grupo: Selecione um grupo para incluir o credor na base de dados do portal. Assim, usuários com o login e senha do grupo selecionado podem visualizar toda a carteira deste credor.(2)

• Layout de Importação: Ao gravar um layout neste campo, o sistema o carrega automaticamente na tela de importação ao selecionar o credor, agilizando o processo.(3)

• Prazo de Permanência dos Títulos: Define o tempo de custódia antes do título ser devolvido. Essa data aparece na tela de acionamento e, quando o prazo é alcançado, o título passa automaticamente para a lista de devolução por prazo, ficando disponível para devolução.(4)

Tempo de Custódia é o período durante o qual um título permanece sob responsabilidade da sua operação de cobrança antes de ser devolvido ao credor. Esse tempo funciona como uma “janela de trabalho”, permitindo que a equipe realize negociações, acordos ou tentativas de recebimento. Quando o tempo de custódia se encerra, o título deve ser devolvido conforme as regras definidas pelo credor ou pelo fluxo interno da empresa.

• Prazo Máximo Sem Acionamento: Refere-se ao tempo que o Negociador tem para acionar os processos distribuídos para a carteira dele. Ao final do prazo, o sistema marcará automaticamente um acionamento para o negociador em "Agendamentos para hoje" na dashboard de cobrança.(5)

• Liberação de Títulos: Defina se o e-mail de liberação será disponibilizado ao quitar um único título ou somente na quitação de todos os títulos do processo.(6)

• E-mail de Devolução: Defina o endereço de e-mail da pessoa que irá receber os relatórios de devolução gerados pelo sistema.(7)

• Prestação de Contas / Repasse / Faturamento:

◦ Defina a ‘Forma de Repasse’, que é a regra que define o que será repassado. Existem dois campos de forma de repasse, um para prestação de contas do tipo cobradora, e outra para prestação de contas do tipo credora.(1)

Forma de Repasse Cobradora: Utilizada quando o pagamento das parcelas do acordo do devedor ocorre na instituição que efetuou a cobrança.

Veja abaixo as formas de repasse existentes:

Forma de Repasse Credora: Utilizada quando a empresa de cobrança realiza as cobranças, mas os valores das parcelas do acordo são pagos diretamente na conta da credora.

• Defina a Frequência na qual os repasses serão realizados: as opções são ‘diário’, ‘semanal’, ‘quinzenal’, ‘mensal‘ ou ‘nunca’.(2)

Quando uma frequência de repasses é definida, o sistema preenche automaticamente o campo “Data Próxima” na tela de prestações de contas pendentes. Essa data indica quando deve ser cadastrada a próxima prestação de contas, conforme a frequência configurada no cadastro de cada credor.

• No campo “Agrupada / Individual”, selecione como as prestações de contas serão geradas.
A opção “Agrupada” cria uma única prestação contendo todas as baixas do período selecionado. Já a opção “Individual” gera um arquivo separado para cada processo (devedor), incluindo apenas as baixas relacionadas a ele.(3)

• Defina um E-mail de Destinatário para o envio das prestações.(4)

• Defina o Modelo de Impressão das Prestações: esta configuração determina quais informações das baixas serão exibidas na prestação de contas. O sistema disponibiliza alguns modelos padrão e, se necessário, também permite cadastrar modelos personalizados.(5)

• Faturamento de Notas Fiscais: É necessário definir o período de faturamento, o e-mail do destinatário para envio das notas e contra quem a assessoria emitirá as notas fiscais no sistema(Faturamento de Taxa ).

No campo Faturamento de Taxa (Nota Fiscal), defina para qual CNPJ/CPF as notas fiscais serão emitidas. As opções são:

TAXA DE CONTRATO + PD PARA O CREDOR | HONORÁRIOS PARA OS DEVEDORES - As notas de Taxa de Contrato e Pagamento Direto serão emitidas em nome do credor, enquanto os honorários (retenção da assessoria) serão faturados em nome do devedor.

PD PARA O CREDOR | TAXA DE CONTRATO + HONORÁRIOS PARA OS DEVEDORES - A nota de Pagamento Direto será emitida em nome do credor. Já as notas de Taxa de Contrato e de honorários serão emitidas em nome do devedor.

TAXA DE CONTRATO + PD + HONORÁRIOS PARA OS DEVEDORES (FATURAMENTO TOTAL PARA OS DEVEDORES) - Todas as notas serão emitidas em nome do devedor.

TAXA DE CONTRATO + PD + HONORÁRIOS PARA O CREDOR (FATURAMENTO TOTAL PARA O CREDOR) - Todas as notas serão emitidas em nome do credor.

•Dados Bancários e Repasses:
Cadastre, no painel à direita da tela, as informações bancárias do credor e os dados relacionados aos repasses. Caso a ferramenta de ‘Repasses’ não seja utilizada, esse preenchimento não é obrigatório. Porém, se os dados forem cadastrados, eles passarão a aparecer no relatório de prestação de contas em Excel, disponível no módulo Financeiro, o que pode ser útil para realizar os repasses manualmente.

Nos campos de informação bancária, preencha os campos Agência, Nº da Conta, Favorecido e CNPJ do favorecido. Selecione também a Forma de Repasse e o Tipo de conta.

• Plano de Contas*: É possível configurar um plano de contas específico para cada credor. e caso o plano de contas no cadastro do credor não seja preenchido, o sistema usará o plano de contas definido no menu ‘configurações gerais’.

*O plano de contas de uma empresa de cobrança é uma estrutura organizada que reúne todas as contas financeiras usadas para registrar as movimentações da empresa. Ele funciona como um “mapa contábil”, padronizando como receitas, despesas, ativos e passivos são classificados no sistema e nos relatórios.

• Informações de Auditoria: No canto inferior esquerdo da aba outros dados verifique a data de cadastro e de última alteração, bem como o usuário que realizou a ação.

3. Contatos

Nesta aba, você pode criar a lista de contatos deste credor, inserindo Nome, Telefone, Cargo e e-mail. basta clicar no botão ‘Cadastrar’, inserir as informações e clicar em ‘Gravar’

4. Parâmetros de Cobrança

Aqui você configura as regras de cobrança que serão aplicadas aos processos desta carteira. Estes parâmetros definem a regra de cobrança que o negociador seguirá e são cruciais para a simulação de acordos.

• Quadro Cobrança:

◦ Defina percentuais mínimos e máximos para Juros, Multa, Honorários e Desconto.

Ao definir um valor mínimo e máximo, o negociador passa a ter uma margem de atuação ao formular um acordo durante o acionamento dos devedores. Por exemplo: se para juros for configurado mínimo de 1% e máximo de 2%, a simulação iniciará com 2%, permitindo que o negociador reduza até 1%. Caso ele informe um valor fora desses limites, o sistema bloqueia o botão de “Gravar Acordo”, sendo necessária uma liberação de acordo para prosseguir. isso vale para os campos de juros, multa, honorários e desconto.

• Defina o percentual de Taxa de Contrato e Taxa de Pagamento Direto. (Lembre-se: Taxa de contrato e pagamento direto são encargos pagos pelo credor e não influenciam no valor final do devedor).

A taxa de contrato em uma operação de assessoria de cobrança é o valor cobrado pelo serviço prestado pela assessoria para realizar a recuperação de créditos em nome do credor. Essa taxa normalmente é acordada no contrato entre as partes e representa o percentual ou valor fixo que a assessoria retém sobre os pagamentos realizados pelos devedores ou sobre os valores negociados. Ela remunera toda a estrutura, tecnologia, mão de obra e processos utilizados na cobrança, podendo variar conforme o tipo de operação, volume de processos e complexidade da carteira.

• Defina a quantidade máxima de parcelas de um acordo. Se deixar este campo com o valor ‘0’, o negociador terá liberdade para parcelar um acordo em quantas vezes quiser, se colocar um valor de 1 ou mais, este será o limite de parcelas.

•Opte por cobrar ou não os Juros de Parcelamento*. Caso escolha cobrar esse encargo (mora/juros de parcelamento), a regra aplicada será a mesma utilizada para os juros padrão. É possível definir valores diferentes, desde que respeitem os limites configurados nos campos de juros mínimo e juros máximo.

*A mora de parcelamento é o juros aplicado sobre acordos parcelados para compensar a cobradora pelo tempo que levará para receber o valor total do acordo.

• É possível ativar um Índice de Correção Monetária para atualizar valores dos títulos automaticamente na tela de cálculo, se necessário.

• Parâmetros por Faixa de Atraso: Essa regra é utilizada quando os valores ou condições de negociação variam conforme o tempo de atraso de cada título. Para habilitá-la, primeiro cadastre a tabela de faixas de atraso acessando Cadastros > Tabelas Parametrizações > Parâmetros por Faixa no menu lateral esquerdo. Em seguida, marque a opção “Parâmetros por Faixa de Atraso” para ativar a regra e selecione a tabela desejada no campo ‘Parâmetros/Faixas de Atraso’.

• Campanhas de Desconto: Permite parametrizar campanhas para aplicar desconto em juros, multa e capital em títulos por faixa de atraso. . Para habilitá-la, primeiro cadastre a tabela de faixas de atraso acessando Cadastros > Tabelas Parametrizações > Campanhas de Desconto no menu lateral esquerdo. Em seguida, selecione a tabela desejada no campo ‘Campanha de Desconto’.

• Observações para Cobrança: Insira qualquer instrução específica(alguma regra interna da empresa, que não seja parametrizável para esta carteira neste campo de texto, como uma forma de acionamento diferenciada por exemplo.

• Limitação de Status e Ocorrências: Você pode limitar determinados status de processo e históricos de ocorrência para cada carteira. Se a lista for deixada vazia, todos os status e ocorrências cadastrados ficam disponíveis, se uma lista for criada, apenas os status/ocorrências que estiverem na lista ficam disponíveis.

• Campos Adicionais: Crie até 10 campos adicionais para cadastro de devedores e também títulos. Basta nomear o campo, e ele será criado automaticamente na ficha de cadastro dos devedores deste credor, e os campos podem ser cadastrados via importação ou cadastro manual de devedores.

• Conta Padrão para Boletos: Selecione a conta padrão para emissão de boletos e, opcionalmente, bloqueie sua alteração na tela de cadastro de boletos para evitar erros operacionais.

• Modalidade de Contrato: Essa regra é utilizada quando um percentual de juros e multa é retido pela assessoria. Para habilitá-la, primeiro cadastre a tabela com as regras da modalidade(automação para baixas) acessando Cadastros > Tabelas Parametrizações > Modalidade de Contrato no menu lateral esquerdo. Em seguida, selecione a tabela desejada no campo ‘Modalidade de Contrato (Baixas)’, no cadastro do credor.

•Taxa Operacional por Parcela: É possível definir um valor fixo de taxa por parcela. Esse valor pode cobrir, por exemplo, o custeio de boletos ou qualquer outra taxa cuja cobrança deva ser paga pelo devedor.

Taxa Operacional por Forma de Pagamento: Também é possível cobrar a taxa operacional com base na forma de pagamento selecionada no momento do acordo. Para definir as taxas das formas de pagamento, acesse o menu lateral Cadastros > Tabelas Financeiro > Formas de Pagamento, cadastre as formas desejadas e informe suas respectivas taxas.

Combinação ou Isenção de Taxas: A taxa operacional pode ser cobrada de forma fixa, conforme a forma de pagamento, ou ambas. Caso seja necessário cobrar apenas a taxa fixa, ignorando a taxa das formas de pagamento, marque a opção “Isentar taxa operacional das formas de pagamento”.

Aplicação da Taxa no Boleto: Se a opção “Aplicar taxa somente no boleto” estiver marcada, a taxa operacional não será considerada no acordo, passando a ser calculada apenas no momento da geração do boleto.

• Parâmetros de Carteira: Definem regras específicas, como a forma de cálculo de taxa de contrato, juros de atraso de parcela, ou bloqueios específicos para o perfil negociador. Se esta opção for deixada vazia, o sistema utilizará o parâmetro definido nas configurações gerais.

5. Integrações

* Plataformas/APIs de Terceiros

Esta aba permite configurar a comunicação do sistema com plataformas externas. Para realizar qualquer integração acione nosso suporte técnico.

• Portal do Credor: Crie os dados de acesso inserindo login, senha, e-mail e nível de acesso*. (Você pode restringir o acesso à prestação de contas e disponibilizar relatórios personalizados para o credor).

*O nível de acesso do credor pode ser criado no módulo ‘Back Office’, para isso, acesse o módulo Back Office > Portal do Credor > Níveis de Acesso. O sistema traz um nível de acesso padrão que pode ser usado em todos os credores, recomendamos a revisão dele antes de começar a utilizar.

• Portal de Negociações / Documentos: Ao carregar a logomarca do credor nesta seção, ela poderá ser utilizada ao gerar documentos em PDF, como demonstrativo de débitos e termos de acordo, além de ser exibida no portal de autonegociação.

Com o credor parametrizado, você está pronto para receber os cadastros dos devedores e iniciar o processo de recuperação.

Conclusão

O cadastro correto das carteiras e credores é fundamental para o funcionamento adequado dos processos de cobrança, negociação e prestação de contas no sistema. Ao configurar corretamente todas as informações, como dados cadastrais, parâmetros financeiros, taxas e logomarcas, você garante maior padronização, segurança e eficiência nas negociações, além de uma melhor experiência para o devedor no portal de autonegociação e nos documentos gerados.

Recomenda-se sempre revisar as configurações antes de iniciar a operação e manter os dados atualizados, assegurando que os fluxos financeiros e operacionais ocorram conforme o esperado.

Salvando alterações

Após fazer todas as configurações, clique em Salvar alterações.

Antes de iniciar a operação de cobrança, recomendamos revisar o checklist abaixo para garantir que a carteira esteja corretamente configurada.

✅ Checklist Rápido – Cadastro de Carteira / Credor

☐ Credor ativo (Nome/Razão Social + CPF/CNPJ)
☐ Consultor responsável definido
☐ Prazos de cobrança configurados (permanência dos títulos e prazo sem acionamento)
☐ Parâmetros de cobrança ajustados (juros, multa, desconto, taxas)
☐ Dados bancários do credor cadastrados
☐ Prestação de contas configurada
   – Forma de repasse (agrupada ou individual)
   – Modelo de prestação de contas selecionado
☐ Logomarca cadastrada (documentos e portal)
☐ Acesso ao portal do credor configurado
☐ Cadastro salvo e validado

✅ Concluído: o credor está pronto para receber títulos, negociar acordos e gerar prestações de contas e repasses corretamente.