Introdução à Ferramenta de Prestação

A ferramenta de Prestação de Contas (também chamada de PC) foi desenvolvida para facilitar o registro, controle e acompanhamento de todas as movimentações financeiras realizadas por sua equipe. Ela permite que os usuários lancem, revisem e conciliem informações de forma organizada, garantindo transparência e assertividade no acompanhamento das contas. Assim você apresenta resultados sólidos para o seu credor na hora de realizar os repasses/recebimentos.

A Prestação de Contas é o passo final do fluxo financeiro de identificação de pagamentos. Recomendamos que o usuário tenha conhecimento prévio sobre o processo de Cadastro do Credor, Recebimentos e Baixas para usar esta ferramenta.

Antes de gerar uma prestação, precisamos entender como ela é configurada. O usuário deve definir a Forma de Repasse, Frequência, e se a prestação vai ser Agrupada(todas as selecionadas no cadastro saem em um único arquivo de prestação) ou Individual (o sistema gera um arquivo de prestação para cada processo/devedor), no Cadastro do Credor, na aba Outros Dados. O modelo de impressão também pode ser definido no cadastro do credor, ou então na aba financeiro do menu gerais, no módulo de configurações.

1. Cadastrando a Prestação de Contas

Passo a Passo

1. Acesse o módulo Financeiro e clique em Prestação de Contas.

   

2. Clique em Cadastrar para iniciar o cadastro. O sistema exibirá todas as baixas disponíveis que ainda não possuem prestação de contas gerada.

   

3. Por padrão ao abrir a tela de cadastro, o sistema exibe todas as baixas pendentes. Se desejar, utilize os filtros de pesquisa para localizar baixas específicas :

   

   Importante! O sistema só permite o cadastro de uma prestação de contas para cada baixa, dessa forma, evitamos o cadastro incorreto das prestações, e repasses incorretos.

4. O sistema exibirá uma lista das baixas realizadas. É importante destacar que o sistema diferencia as baixas conforme o local de pagamento: COBRADORA ou CREDORA.

   • Para baixas com local de pagamento na COBRADORA, a prestação de contas gera um valor a ser repassado à credora.

   • Já para baixas com local de pagamento na CREDORA, a prestação de contas gera um valor a ser recebido pela empresa de cobrança, uma vez que os pagamentos foram efetuados diretamente na conta da instituição credora.

   

5. Para visualizar as baixas de cada grupo, clique no ícone da lupa para abrir os detalhes e confirmar as informações. Nessa tela, é possível conferir individualmente os valores baixados em cada título que compõe a baixa.

   

6. Após revisar, selecione as baixas que deseja cadastrar e clique em inserir selecionadas, ao fazer isso as prestações serão criadas. Depois clique em fechar.

2. Conferência da Prestação de Contas gerada

1. Após o cadastro, a PC estará disponível na lista de Prestações de Contas.

   

2. Clique no ícone de PDF para visualizar a prestação de contas.

   

3. Realize a auditoria da prestação de contas, no cabeçalho, o sistema mostra as informações do arquivo como data de prestação, número do repasse, local de pagamento, razão social e CNPJ do credor:

   • Ao abrir o relatório de prestação de conta, é possível conferir todas as baixas lançadas. O relatório apresenta um breve resumo de cada devedor que possui baixas na prestação de contas aberta. (1)

   • Na tabela de baixas, o sistema mostra as informações de títulos e suas baixas, é importante entender que as informações mostradas na tabela, dependem do Modelo de impressão selecionado no cadastro do credor.(2)

   • No canto inferior esquerdo, ficam as informações de Conta Bancária do credor, para que estas informações apareçam neste documento, é necessário ter preenchido o campo de conta bancaria, na aba Outros Dados do cadastro do credor.(3)

   • No canto inferior direito, constam os totais da prestação de contas. Neste campo, o sistema soma os valores de todas as baixas, nele você consegue ver quanto precisa fazer de repasse para o credor, ou recebimento em casos de pagamento na credora.(4)

   • Caso você adicione outros Débitos/créditos na prestação de contas, o sistema apresenta esses valores em uma tabela separada.(5)

   

   Caso identifique algum erro, utilize as opções de Alterar ou Estornar conforme necessário.

Dica 💡

Se o valor final do repasse não bater, revise a forma de repasse escolhida. Muitas vezes a diferença está na opção selecionada (ex: “retém taxa” vs. “repasse total”).

3. Menu de ações

Introdução

Na tela de Prestação de Contas (PC), o Menu Ações permite realizar operações essenciais como auditoria, repasse, alteração, estorno e envio via e-mail. Esse menu é fundamental para gerir o status das PCs e garantir que os repasses sejam corretamente processados.

1. Localizando o Menu Ações

• No módulo Financeiro, clique em Prestação de Contas.

• use o filtro de pesquisa e selecione a Prestação de Contas desejada na lista.

• Clique sobre a flecha na coluna ‘Ações’ para que apareçam os botões de ação vinculadas àquela PC.

2. Recursos disponíveis no Menu Ações

3. Fluxos de uso do menu ações

3.1 Alterar/Excluir

Se identificar algo errado antes do repasse:

1. Vá em Menu Ações e clique em alterar Alterar.

2. No cabeçalho da tela de edição, é possível editar a data da prestação de contas, alterar a Forma de Repasse* e o Número do Repasse.

   

   (*)Forma de Repasse

   • Definição:
     Forma de repasse é a configuração que define o que será considerado como repasse/recebimento na prestação de contas.

   • Naturezas de Forma de Repasse
     Existem duas naturezas de forma de repasse ao gerar uma prestação de contas:

     1. Repasse Cobradora
        Utilizada quando o pagamento das parcelas do acordo do devedor ocorre na empresa que efetuou a cobrança.

     2. Repasse Credora
        Utilizada quando a empresa de cobrança realiza as cobranças, mas os valores das parcelas do acordo são pagos diretamente na conta da credora.

        
        Veja abaixo as formas de repasse existentes:

   Forma de repasse PC Cobradora	Descrição
   Retém taxa de contrato	Calcula no total do repasse o valor cobrado de taxa de contrato.
   Repasse total	Não calcula a taxa de contrato no total do repasse.
   Repasse total (desc. débitos)	Não calcula a taxa de contrato no repasse, mas calcula débitos ou créditos adicionados na prestação de contas.
   Repasse zero	Não calcula nada no total de repasse.
   Retém taxa/juros/multa	Considera como repasse somente o valor de capital, descontando taxa de contrato quando houver.

   Forma de repasse PC Credora	Descrição
   Repasse de taxa de PD	Considera apenas o valor baixado em PD como total de repasse.
   Repasse taxa de PD/HO/Jur. Ret.	Considera como repasse o que foi lançado nos campos taxa PD, honorários, juros retidos e taxas ADM.
   Repasse taxa de PD/HO/Juros/Multa/Jur. Ret.	Considera como repasse o que foi lançado nos campos taxa PD, honorários, juros, multa, juros retidos e taxas ADM.
   Repasse zero	Não calcula nada no total de repasse.

3. Na aba Baixas, é possível visualizar as baixas que foram cadastradas na prestação de contas, remover baixas da PC ou incluir novas baixas, se necessário.

   Para remover uma baixa, marque a checkbox da baixa desejada, e clique em Remover baixa.

   

Para adicionar uma baixa, clique em incluir baixa, escolha as baixas que deseja incluir e clique em Adicionar.

Lembre-se de sempre clicar em gravar para salvar qualquer alteração feita na prestação de contas.

4. Utilize a aba Observações para escrever observações sobre a prestação de contas. Basta acessar a aba e adicionar o texto desejado.

   

5. Na aba outros débitos/créditos, é possível adicionar valores a mais na prestação de contas para adicionar ou subtrair o valor de repasse.

   Lançar um DÉBITO em uma prestação do tipo COBRADORA, faz com que o total de repasse aumente, essa opção é usada quando é necessário descontar um valor maior no repasse do credor,

Para adicionar um débito, selecione a opção débito(1), insira uma descrição(2), um valor(3) e clique em Lançar débito/crédito(4).

Para adicionar um crédito, selecione a opção crédito(1), insira uma descrição(2), um valor(3) e clique em Lançar débito/crédito(4).

4. Caso não queira manter a PC, utilize a opção de Excluir, a prestação de contas precisa estar com o status Andamento para que a exclusão possa ser realizada.

   

3.2 Estornar

Quando a PC já foi marcada como Repassada ou Auditada você pode retornar a PC para o status andamento clicando em Ações e depois em Estornar. se a prestação estiver auditada e tambem repassada, é necessário estornar duas vezes a prestação, uma vez para desfazer o repasse, outra para desfazer a auditoria:

3.3 Auditar

Após o cadastro da Prestação de Contas no sistema, é importante que um responsável pelo financeiro realize a conferência da prestação de contas, para validar os valores lançados no relatório. após realizar esta conferencia, é importante que ele audite a Prestação de Contas. Para isso, basta clicar em ações e depois em auditar.

3.4 Receber/Repassar

Após a auditoria, o responsável pelo financeiro pode marcar a prestação de contas como Recebida ou Repassada.

1. Quando a PC for de local de pagamento Credora, no menu de ações aparecerá a opção Receber. Ao marcar esta opção, você estará indicando que já confirmou o recebimento em sua conta dos valores contidos nesta prestação contas.

   

2. Quando a PC for de local de pagamento Cobradora, no menu de ações aparecerá a opção Repassar. Ao marcar esta opção, você estará indicando que já realizou o repasse dos valores contidos na prestação para o seu credor.

   

É possível marcar uma PC como recebida ou repassada sem que ela esteja auditada. ao fazer isso, o sistema também audita a PC.

Quando a prestação de contas for marcada como Recebida ou Repassada, ela será automaticamente exibida no Portal do Credor. O valor da prestação também será contabilizado no total recuperado mostrado na dashboard do portal. Caso não queira que a prestação apareça no portal, é possível remover o acesso no cadastro do credor.

3.5 Enviar e-mail

Para compartilhar a PC com o credor:

1. Acesse Menu Ações e clique em Enviar e-mail.

   

2. Escolha no campo Remetente (para usar essa ferramenta, é necessário antes cadastrar uma conta de e-mail no menu configurações.) o e-mail que será usado para enviar a mensagem pro credor.(1)

3. O campo Destinatário será preenchido com o e-mail definido no cadastro do credor, no campo E-mail para envio das prestações, na aba outros dados. caso não tenha um e-mail parametrizado neste campo, ele virá vazio, sendo necessário preenchimento manual.(2)

4. Preencha o campo Cópia(este campo pode ser definido previamente na tela de cadastro de contas de e-mail) e o campo Cópia Oculta se desejado.(3)

5. Preencha o campo Assunto do e-mail e insira o conteúdo da mensagem no corpo do texto, utilizando as ferramentas de formatação disponíveis. O sistema adicionará automaticamente a prestação de contas em PDF como anexo. Também é possível criar Modelos de Mensagem no módulo Backoffice e selecioná-los no campo correspondente, agilizando o envio, já que as mensagens estarão previamente prontas.(4)

6. Após configurar o envio do e-mail, clique em Enviar.(5)

3.6 Download PDF

1. Acesse Menu Ações e clique em Download PDF.

   

   O arquivo será baixado em seu dispositivo.

4. Menu Mais Opções

• Na tela de prestação de contas, ao realizar uma pesquisa, você pode selecionar duas ou mais prestações e usar esta seleção para realizar algumas ações no menu Mais Opções.

  

  • A opção Enviar e-mails permite encaminhar as prestações selecionadas para os endereços de e-mail de seus respectivos credores. Nessa tela, preencha o campo Remetente, defina os endereços de Cópia e Cópia Oculta (se desejar), além do Assunto e do corpo da mensagem. Também é possível utilizar Modelos de Mensagem previamente criados no menu Ações Eletrônicas do Backoffice.
    Caso a seleção inclua mais de uma prestação para o mesmo credor, marque a opção Enviar um único e-mail por credor. Dessa forma, o sistema agrupará todas as prestações em anexos separados e enviará apenas um e-mail contendo todos eles para cada credor da seleção.

    

  • A opção Imprimir Agrupado gera um único arquivo PDF com todas as prestações selecionadas.

    

  É importante lembrar: se tiver prestações de diversos credores, o sistema agrupa todas elas no mesmo arquivo, sempre confira os arquivos antes de enviar para destinos externos!

• As opções Auditar, receber/repassar e estornar, realizam a respectiva ação em todas as prestações selecionadas.

  

• As opções Exportar Prestação de Contas e Exportar Títulos geram relatórios em Excel com base na pesquisa realizada na tela de prestação. Para emitir esses relatórios, não é necessário selecionar as prestações nas checkboxes.

  O Relatório de Prestação de Contas exibe as prestações encontradas na pesquisa realizada. Ele é utilizado, principalmente, para efetuar os repasses, pois apresenta o total de repasse de cada prestação e as informações bancárias de cada credor. Para que essas informações apareçam corretamente, é necessário cadastrar a conta bancária no Cadastro do credor, na aba Outros Dados.

O Relatório de títulos exibe as informações de baixas título à título contidas na pesquisa realizada.

Conclusão

A ferramenta de Prestação de Contas foi desenvolvida para oferecer maior organização, transparência e segurança no controle financeiro. Com ela, é possível acompanhar todas as movimentações de forma clara, garantir que os repasses sejam realizados corretamente e manter um histórico confiável para consulta. O uso adequado dos recursos — como auditoria, repasse, envio por e-mail e relatórios — contribui para otimizar o trabalho da equipe e fortalecer a relação de confiança com os credores.